¿Desaparecerá
la contabilidad tal y como la conocemos? ¡Lectura especialmente apta para
contadores!
En el mundo entero existe un modelo de negocios
generalizado para llevar las contabilidades de empresas PYMES: Un contador
independiente o una empresa pequeña de contadores recibe de la empresa cliente
una copia de TODAS las transacciones que ésta realiza, y luego en una herramienta
informática de contabilidad (un “paquete contable” o “software contable”),
registra dichos movimientos y procesa la contabilidad con todos sus informes.
Pasado un periodo de tiempo (típicamente retardado), el contador le presenta a
su cliente dichos informes.
Este modelo no es más que la evolución tecnológica
de lo que hace algunos años se llamaba “Service”. Y el modelo se masificó y ha
reinado por años, al punto que muchos creen que es la única alternativa para
llevar una contabilidad cuando no se cuenta con un departamento contable
propio. Sin embargo, esto no es así. Existen alternativas. Es más, gracias a la
evolución tecnológica y al uso de nuevas y más económicas herramientas de
software, el modelo ya comenzó a desaparecer en el primer mundo y
probablemente, más temprano que tarde, desaparecerá también en los países en
desarrollo como Colombia. Este artículo pretende ayudar a los contadores a
entender que es preferible que ellos den el primer paso en el cambio de modelo,
antes de que sus clientes lo hagan y decidan trabajar con aquellos asesores
contables que ofrezcan mejor tecnología, un más rápido acceso a la información
y mejores herramientas. El que “pega primero pega dos veces”, ¡dice el refrán!
¿Qué falla en el modelo actual?
Para arrancar, el modelo actual es bastante “fuera
de línea”, es decir, la información fluye en instantes distintos a los que se
produce, generando demoras y carencia de datos cuando el empresario PYME más
los requiere para tomar decisiones. En un mundo tan dinámico como el actual, la
oportunidad de la información es fundamental. Hace algunos años tener los
resultados financieros y contables de las operaciones del mes podía esperar
unos días. Hoy esto es impensable. Es más, puede ser la causa para que un
negocio se debilite y finalmente perezca (por ejemplo, que pierda liquidez,
pierda ventas, pierda competitividad). Por esta razón, es muy común oír a los
empresarios de las PYMES lamentar el hecho de que su información contable no
está a tiempo y que se sienten navegando a ciegas, puesto que su contador, a
pesar de hacer grandes esfuerzos, en muchas ocasiones no alcanza a responder
con la velocidad que le exige el negocio.
Por otra parte, los contadores también son víctimas
de este modelo. En muchos casos su trabajo es mecánico y repetitivo, y si
bien es esencial para cumplir con los requisitos de ley, puede ser visto como
de poco valor agregado para operar el día a día del negocio o para direccionar
éste estratégicamente.
Es así como muchos contadores se ven atrapados en
una disyuntiva: debido al uso de tecnologías obsoletas, todos sus recursos y
tiempo debe dedicarlos a cubrir lo más básico de lo contable, representado
por digitar, imputar y organizar las transacciones del cliente en el PUC y los
reportes que de éste se derivan (P&G, balance, reportes a la DIAN, etc).
Al contador le queda, entonces, poco tiempo para realizar los trabajos y
análisis de fondo que más valor aportan a su cliente, e incluso se ve en la
necesidad de contratar auxiliares contables para poder aumentar su base de
clientes, lo cual puede llegar a reducir sus utilidades.
Evitar que el dueño de un negocio considere los
servicios de su contador como mecánicos (digitación de facturas o imputación de
las mismas) es esencial para que el mismo empresario no reemplace gran parte de
los servicios de asesoría que contrata con herramientas, software o tecnología
que automaticen lo que el contador básico hace. Por el contrario, si el
contador se concentra en ser un asesor estratégico que provee orientación
conceptual e información oportuna para la toma de decisiones, el empresario
encontrará un valor diferencial en su servicio.
Otro de los problemas del modelo actual es que el
empresario o cliente a veces siente que depende excesivamente de su contador
para obtener información básica de su negocio. El empresario puede ver esto
como un riesgo, puesto que a nadie le gusta depender de un tercero para operar
un negocio propio, por buena fe y por diligente que sea ese tercero. Una
observación común del empresario es la de sentir miedo de que su contador, por
cualquier motivo, se ausente, pues en estos casos no sabría cómo acceder la
información más crítica de su negocio. En el “deber ser” el empresario se
apoya, por supuesto, en su contador, pero también –como dueño del negocio—debe
tener un acceso directo a la información de su empresa cuando éste la necesite.
¿Qué
cambios tecnológicos tienen el mayor impacto en la contabilidad?
Durante los últimos años han ocurrido unos cambios
tecnológicos que hacen que el modelo de llevar contabilidad actual comience a
migrar hacia esquemas que tienen más en cuenta las necesidades del empresario
–y con la disponibilidad de internet económico y de buena calidad en Colombia,
esta migración se ha acelerado también en nuestro país. En una encuesta
reciente de la Asociación Mundial de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés)
(Giancarlo Attolini), los siguientes fenómenos marcaron las tendencias más
relevantes:
- Masificación de los ERP: La utilización de sistemas de gestión integral tipo ERP en muchas empresas ha permitido que la información se procese en línea y de manera automática. En estas herramientas, el cliente genera por ejemplo una venta/factura, y el sistema automáticamente realiza el asiento contable correspondiente, sin necesidad de la intervención del contador. Anteriormente, debido a su costo, estas soluciones eran de uso exclusivo de las grandes corporaciones (por ejemplo, de quienes podían adquirir SAP). Sin embargo, la evolución tecnológica ha permitido que los precios de un software de gestión empresarial integral bajen de manera radical y que ahora estén al alcance de muchos, incluyendo pequeños empresarios o emprendedores que recién montan su empresa.
- La
Nube:
Internet cambió el mundo, ¡y la forma como hacemos la contabilidad no es
la excepción! Poder ver la información financiera y contable de un negocio
desde cualquier lugar y a cualquier hora hace que la gente vea inadecuado
un modelo en el que la información solo está disponible cuando el contador
termina de procesarla. Adicionalmente, las soluciones de software en la
Nube son más económicas por lo que permiten que la rentabilidad de los
negocios aumente, incluida especialmente aquella que los contadores
derivan de su propio negocio. Así mismo, es gracias a la Nube que las
soluciones tipo ERP (numeral anterior) se masifican. Hoy en Colombia es posible
tener un poderoso ERP (el cual incluye toda la funcionalidad de un
software contable, más un software de inventarios, más un software de
facturación y reportes gerenciales) por una suscripción que arranca en
$60,000 mensuales (más o menos USD$20).
- La
Movilidad: La
facilidad de comunicación y de estar conectado desde cualquier parte
cambiaron los negocios. Hoy un contador puede conectarse con cualquier
cliente desde cualquier lugar, y lo mismo espera un empresario de sus
asesores contables y tributarios. Una mezcla de La Nube y la Movilidad,
hacen que llevar a cabo una contabilidad bajo el modelo actual esté siendo
muy cuestionado por las empresas hoy en día.
En conclusión, podemos decir que, gracias a los
cambios tecnológicos de la última década, las empresas PYMES cuentan hoy con
herramientas modernas que las hacen mucho más exigentes en la gestión de todos
sus procesos, incluido el contable. Las nuevas tecnologías eliminaron las
barreras y ahora están al alcance de todos. Es así como los empresarios ya
empezaron a notar que están mucho más empoderados con sus temas contables
cuando utilizan un ERP, y por ende están exigiendo un servicio diferente, más
automatizado y de mayor valor agregado a sus contadores. Para los
contadores también es favorable el cambio: los ERP trasladan la parte
mecánica de su trabajo a los sistemas, permitiendo liberar recursos y tiempo
para enfocarse en actividades de consultivas y de análisis de muchísimo mayor
valor agregado.
La evolución del mundo a través de la tecnología es
inevitable. Las cámaras de rollo fotográfico desaparecieron, los CD de música
prácticamente también desaparecieron, la televisión cada día más es por
streaming, y hoy por hoy nadie se imaginaría trabajar con una máquina de
escribir. De esta misma manera, es claro para nosotros que el mundo de
servicios contable está en un proceso de disrupción a través de la tecnología.
Invitamos a los contadores a que se “monten a este nuevo y poderoso tren” antes
de que sea demasiado tarde, y comiencen a ver como sus clientes deciden
trabajar con quienes, si ofrecen informes y reportes en tiempo real, a través
de plataformas de software tipo ERP más completas y de mayor impacto en la
operación del negocio en el día a día.
Autor: Este articulo fue escrito por Juan José Uribe,
Gerente de loggro.
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