1. Introducción
En el mundo empresarial el
efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la
manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa
nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del
este activo.
Dicha
importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener
bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que
generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias.
En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de
cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en
estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los
bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las
diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación
bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno
del efectivo.
2. Procedimiento contable previo para la
elaboración de una conciliación bancaria
Uno de
los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación,
es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a
continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio
de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.
PARTIDA O CAUSA
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PROCEDIMIENTO
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EMPRESA
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BANCO
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PARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO
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· Verificar que los cheques en Tránsito (del mes
pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.
· Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes
pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.
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PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA
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· Revisar que las Notas de Débito o Cheques
omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.
· Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos
omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.
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ERRORES
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· Comprobar que se hayan asentado todos los errores
(del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean
por diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de cheques.
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· Comprobar que se hayan asentado todos los errores
(del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias,
mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.
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Importante: de NO encontrar los ajustes de
los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales)
estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero
con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta
para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso
contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros
y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas
no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.
3. Normas para la elaboración del documento
Luego de
realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la
empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así
detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder
ajustarlas.
Al
cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener
dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la
conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran
a continuación:
- Encabezado.- el encabezado
debe poseer como requisitos básicos:
- Nombre de la empresa o razón
social.
- Nombre del documento
“Conciliación Bancaria”.
- Fecha a la cual se está
elaborando el documento.
- Nombre del Banco y número de
la cuenta a conciliar.
- Nombre de la persona que
elabora el documento.
- Tipo de método a utilizar
(opcional).
- Cuerpo.- la estructura del
cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la
conciliación.
- Saldos correctos. (cuatro o
dos columnas)
- Saldos encontrados. (una
sola columna)
En esta
parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre
los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el
numeral posterior. Lo único que varía en la presentación de los métodos es en
el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las
partidas que causan discrepancia entre los saldos.
Pie del
documento.- independientemente del método que se utilice al final deben
aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma
y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.
4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria
4.1. Saldos correctos
A tales
efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método
más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una
conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será
igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta
enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de
la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los
dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho
método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y
estructuración del cuerpo del mismo:
1.
Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se
incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en
cuenta en este renglón los:
1.a
Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de
haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo
no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá
Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta
bancario hasta que sea cobrado.
1.b.
Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían
al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán
Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
2.
Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen
las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
2.a.
Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por
concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de
la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
2.b.
Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto
de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros,
que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha
abonado en los libros de la empresa.
2.c.
Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente
pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
2.d.
Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero
no se hizo su correspondiente registro.
3.
Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes
por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
3.a.
Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y
equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
Cheques de diferentes
cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
- Depósitos de diferentes
cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
- Cheques mal ubicados: son
aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
- Depósitos mal ubicados: son
aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la
empresa.
- Notas de Débito y Crédito
mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
- Depósitos ó Cheques de otros
bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero
que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas
cuentas en diversos bancos.
- Cheques Caducados: son
aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no
se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos
haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
3.b.
Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de
todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las
cuales tenemos:
- Cheques de diferentes
cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
- Depósitos de diferentes
cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por
debajo del monto de emisión.
- Cheques Omitidos o no
registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el estado de cuenta bancario.
- Depósitos Omitidos o no
registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron
asentados en el banco.
- Cheques mal ubicados: son
aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
- Depósitos mal ubicados: son
aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta
bancario.
- Notas de Débito y Crédito
mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y
viceversa.
- Depósitos o Cheques de otras
Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero
que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos
clientes.
4.2. Saldos encontrados
Este
método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los
dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola
columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias
entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta
ser la finalidad de éste método.
Bibliografía
- Paton, N. A., Manual del
contador, Editorial Mc Graw Hill, Argentina, III Edición 1994
- Finney Miller, Curso de
contabilidad, Capitulo III, Editorial Mc Graw Hill, México, II Edición
1999
- Francy Ortiz, Guía de
estudio El Efectivo, Subproyecto Contabilidad II, UNELLEZ-APURE. 2004
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